Como priorizar suas tarefas
A organização por prioridades
Dar conta de todas as tarefas no dia-a-dia nao é facil. Principalmente quando tentamos abraçar tudo e resolver sozinhos.
Você já se sentiu triste ou frustrado por ter feito algo e não ter tido tempo por fazer outra tarefa? Isso acontece com a maioria dos seres humanos, porque se perdem nas sensações e emoções e usam pouco sua razão na hora de tomar uma decisão do que fazer.
Cedemos a pressão do ambiente, da familia, do chefe e até de nós mesmos e acabamos deixando de lado o raciocinio sobre as consequencias das atitudes.
Por isso, vamos discutir a figura abaixo, que nos demonstra como organizar nossas execuções de tarefas da melhor maneira possivel.
A Matriz de Eisenhower tem como objetivo filtrar as atividades mais necessárias a serem realizadas. Ela organiza as tarefas assim:
-
Muito urgente e muito importante: Tarefas que exigem qualidade e atenção na execução e com prazo apertadissimo, com alto grau de prejuizo se nao forem realizadas. Estas atividades são uma "bomba relógio" e precisam ser feitas primeiro, mais que qualquer outra. Provavelmente, são tarefas que você deixou de fazer e quando lembrou....Ex: entregar a declaração do imposto de renda amanh
-
Muito importante e pouco urgente: Tarefas que exigem qualidade, atenção e calma na execução. Estas tarefas podem ser planejadas, por terem prazo mais estendido, e fica a dica: "Se quer algo bem feito, faça você mesmo". Atente-se apenas para que você as conclua dentro do prazo, se não, elas passam a ser MUITO URGENTES E MUITO IMPORTANTES. Ex: construir um cronograma orçamentário para o projeto em 1 ano.
-
Muito urgente e pouco importante: São tarefas que não possuem uma necessidade alta de qualidade e atenção na execução, mas que precisam ser feitas e seu prazo está terminando. Isso significa que você pode pedir ajuda a alguem, sem precisar "se matar" para conseguir resolver. Afinal, não importa como, ela precisa apenas ser feita. Ex: Tirar o lixo para fora
-
Pouco importante e pouco urgente: Esqueça! Não tem impacto na sua vida e na de ninguem, quando sobrar tempo, você faz. Mas não deixe de fazer quando sobrar tempo, ou ela se tornar MUITO URGENTE E POUCO IMPORTANTE.. Ex: redecorar o escritorio
Se você seguir esta avaliação e analise critica sobre as tarefas que possui, com certeza ficará mais satisfeito com a energia que empregou para resolve-las. Afinal, estará ciente que fez tudo que podia ser feito.
Mas lembre-se: super-herois existem apenas nos desenhos animados. Então, você precisará dizer "nãos", conforme sua matriz estiver planejada. Aprender a falar "não" é essencial quando diz respeito à sobrecarga de atividades. Convença a si mesmo sobre o que pode e não pode fazer.